Révision du droit suisse des sociétés : Assemblée générale et résolutions (2/2)

Certaines des modifications relatives à la convocation, au lieu et à la forme des assemblées générales, ainsi qu'aux modalités de participation, de représentation et de vote, correspondent aux dispositions de la réglementation provisoire applicable pendant la pandémie du COVID-19.

Convocation, avis, ordre du jour et propositions

L'assemblée générale annuelle (ordinaire) doit se tenir dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice. En outre, le conseil d'administration peut convoquer à tout moment des assemblées générales extraordinaires.

Les actionnaires de sociétés cotées qui représentent ensemble cinq pour cent du capital-actions ou des voix, et les actionnaires de sociétés non cotées qui représentent ensemble dix pour cent du capital-actions ou des voix peuvent requérir du conseil d'administration la convocation d'une assemblée générale extraordinaire. La requête écrite doit mentionner les objets à l'ordre du jour et les propositions correspondantes. Si le conseil d'administration ne donne pas suite à ces requêtes dans un délai maximum de 60 jours, les requérants peuvent demander au tribunal d'ordonner la convocation de l'assemblée générale.

En ce qui concerne toute assemblée générale, qu'elle soit convoquée par le conseil d'administration ou requise par les actionnaires, les actionnaires de sociétés cotées qui représentent ensemble 0.5 pour cent du capital-actions ou des voix, et les actionnaires de sociétés non cotées qui représentent ensemble cinq pour cent du capital-actions ou des voix peuvent demander au conseil d'administration l'inscription (i) d'objets à l'ordre du jour de l'assemblée générale, (ii) de propositions concernant les objets portés à l'ordre du jour et (iii) d'une motivation succincte de ces objets et propositions, qui doivent figurer dans la convocation. Si le conseil d'administration ne donne pas suite à ces requêtes, les requérants peuvent demander au tribunal d'ordonner l'inscription de l'objet à l'ordre du jour, respectivement de la proposition dans la convocation.

Dans tous les cas, le (président du) conseil d'administration communique par écrit à tous les actionnaires, au moins 20 jours avant la date à laquelle l'assemblée générale doit avoir lieu, la date, l'heure, la forme et le lieu de l'assemblée générale ; les objets portés à l'ordre du jour ; les propositions du conseil d'administration et, pour les sociétés cotées, une motivation succincte ; les propositions des actionnaires et leur motivation ; ainsi que le nom et l'adresse du représentant indépendant, le cas échéant.

Au cours d'une assemblée générale, tous les actionnaires peuvent soumettre des propositions dans le cadre des objets portés à l'ordre du jour.

Assemblées générales et décision par voie circulaire

Une assemblée générale peut être tenue - physiquement, de manière hybride ou virtuellement (voir ci-après) - sans qu'il soit nécessaire de respecter les prescriptions régissant la convocation, à condition toutefois que tous les actionnaires participent à l'assemblée (personnellement ou par l'intermédiaire d'un représentant) et qu'aucun actionnaire ou représentant ne s'y oppose.

A moins qu'un actionnaire ou son représentant ne requiert une discussion orale, une assemblée générale "universelle" peut également prendre des décisions par écrit (sur papier ou par voie électronique) et ce, sans qu’une disposition statutaire ne soit nécessaire.

Lieu de réunion en Suisse et à l'étranger

Le conseil d'administration décide du lieu où se tient l'assemblée générale.

L'assemblée générale peut se tenir simultanément en plusieurs lieux, sans qu'une disposition statutaire ne soit nécessaire. Dans ce cas, les interventions et votes des participants doivent être transmis en direct par des moyens audiovisuels sur tous les sites de réunion.

Sous réserve d'une disposition statutaire et de la désignation par le conseil d'administration d'un représentant indépendant dans la convocation, l'assemblée générale peut également se tenir à l'étranger. Afin de garantir le respect du nCO, les mêmes règles s'appliquent également si l'assemblée générale se tient simultanément en plusieurs lieux, dont l'un (au moins) se trouve à l'étranger. Dans le cas des sociétés non cotées, il n'est pas nécessaire de désigner un représentant indépendant, à condition que l'ensemble des actionnaires y consentent. Il convient de noter que la tenue d'assemblées générales à l'étranger, en particulier de manière régulière au même endroit, peut engendrer des conséquences fiscales indésirables, étant donné que ce lieu (étranger) peut être considéré comme le lieu de gestion effective de la société suisse.

Assemblées générales hybrides

Le conseil d'administration peut, sans qu'une disposition statutaire ne soit nécessaire, autoriser les actionnaires qui ne sont pas présents en personne ou par l'intermédiaire d'un représentant au lieu où se tient l'assemblée générale, à exercer leurs droits par voie électronique. Ces réunions sont considérées comme des assemblées générales hybrides.

Les assemblées générales qui se tiennent uniquement physiquement et au cours desquelles les actionnaires et représentants présents peuvent voter à l'aide de dispositifs de vote électronique ou lorsque les votes sont diffusés par voie électronique sans interaction possible, ne sont pas considérées comme des assemblées générales hybrides.

Assemblées générales virtuelles

Sous réserve d'une disposition statutaire et de la désignation par le conseil d'administration d'un représentant indépendant dans la convocation, l'assemblée générale peut également se tenir uniquement sous forme électronique, c'est-à-dire de manière entièrement virtuelle, sans lieu de réunion physique. Dans le cas des sociétés non cotées, il n'est pas nécessaire de désigner un représentant indépendant, si les statuts renoncent à cette exigence.

Conditions relatives à l'utilisation de moyens électroniques

Conformément au nCO, il incombe au conseil d'administration de prévoir des règles relatives à l'utilisation de moyens électroniques et de veiller à ce que (i) l'identité de tous les participants soit établie ; (ii) les interventions à l'assemblée générale soient retransmises en direct ; (iii) chaque participant puisse soumettre des propositions et participer aux débats ; et que (iv) le résultat du vote ne puisse pas être falsifié.

La vidéoconférence n'est pas nécessairement le seul moyen électronique autorisé. Dans la mesure où l'identité de tous les participants peut être établie, la téléconférence est également possible.

Problèmes techniques

Si des problèmes techniques surviennent pendant l'assemblée générale hybride ou virtuelle et qu'il n'est pas possible d'y remédier, de sorte que l'assemblée générale ne peut pas se dérouler conformément aux prescriptions, celle-ci doit être convoquée à nouveau. Ce n'est pas le cas si les problèmes techniques surviennent dans les locaux d'un actionnaire.

Les décisions que l'assemblée générale a prises avant que les problèmes techniques ne surviennent restent toutefois valables.

Autres droits des actionnaires

Les actionnaires n'ont toujours pas le droit de demander au conseil d'administration une forme particulière (physique, hybride ou virtuelle) ou un lieu particulier pour la tenue de l'assemblée générale. Le nCO prévoit uniquement que le conseil d'administration, lorsqu'il détermine le lieu de l'assemblée générale, ne doit pas compliquer de manière infondée l'exercice par un actionnaire de ses droits liés à l'assemblée générale.

Les Statuts

Comme nous l'avons vu, pour que l'assemblée générale puisse se tenir (exclusivement ou également) à l'étranger ou de manière virtuelle, les statuts doivent être modifiés.

‍

Si vous avez des questions concernant le nCO ou si vous avez besoin d'assistance en matière de droit des sociétés, n'hésitez pas à contacter nos spécialistes à Genève, Lugano ou Zurich. Nous nous ferons un plaisir de vous aider.